Oznámenie o ochrane osobných údajov pre kampaň EU Open for Business a digitálne informačné dni 2020
Vaše osobné údaje sa spracúvajú v súlade s nariadením (EÚ) 2018/17251 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami EÚ a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Prevádzkovateľom pri procese spracovania údajov je:
Vedúci oddelenia A.1 COSME, Výkonná agentúra pre malé a stredné podniky (EASME), EASME-COSME@ec.europa.eu
Vaše osobné údaje spracúvajú v mene prevádzkovateľa nasledujúce subjekty:
- ICF Next SA ako sprostredkovateľ údajov, campaign@euopen4business.eu, a
- jej schválené tretie strany Epresspack Sas, GetResponse SP. z o.o., B2MATCH, Voxco, LogmeInc., Interprefy, ktoré konajú ako oprávnení subsprostredkovatelia a zastrešujú organizáciu a podporu činností v rámci podujatia v mene EASME a Európskej komisie.
Ako právny základ pre spracovateľské činnosti sa uplatňuje článok 5 písm. a) nariadenia EÚ 2018/1725, pretože spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme (alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie)2 a článok 5 písm. d) nariadenia EÚ 2018/1725 na základe vášho výslovného súhlasu so spracúvaním vašich nepovinných osobných údajov uvedených nižšie.
Účelom spracúvania vašich osobných údajov je odpovedať na otázky zaslané prostredníctvom kontaktného formulára, informovať vás o kampani EU Open for Business 2020 a registrovať záujemcov na digitálne informačné dni. Vaše osobné údaje sa zhromažďujú s cieľom identifikovať vás ako účastníka, zaregistrovať vás na tieto podujatia, zahrnúť vás do zoznamu účastníkov a odpovedať na otázky používateľov, ktoré budú sprístupnené na webovej stránke konferencie. Vaše osobné údaje sa môžu navyše použiť na vytváranie profesionálnych a obchodných kontaktov medzi účastníkmi (bilaterálne stretnutia). Vaše osobné údaje tiež použijeme na to, aby sme účastníkov informovali o nadväzujúcich činnostiach spojených s podujatiami alebo kampaňou či súvisiacich s témou podujatia alebo kampane vrátane zhromažďovania spätnej väzby a konkrétnych súvisiacich komunikačných činností, ako je napríklad zasielanie e-mailov, ďalej na monitorovanie a vyhodnotenie kampane (kampane alebo komunikačnej kampane).
Zhromažďujú sa tieto osobné údaje: titul, meno, priezvisko, národnosť, pohlavie, rok narodenia, názov organizácie, typ organizácie (vrátane popisu organizácie a oblastí činnosti), (firemná/súkromná) e-mailová adresa, krajina, mesto a adresa IP. Pri rečníkoch sa navyše zhromažďujú aj ich životopisy. Sprístupnenie týchto údajov je povinné na vyššie uvedené účely.
Ďalej sa môžu na základe vášho predchádzajúceho súhlasu zhromažďovať nasledujúce nepovinné osobné údaje: telefónne číslo, pracovná pozícia, účty Twitter a LinkedIn, profilová fotografia, ktorú sa rozhodnete nahrať, komentára, ktoré sa rozhodnete zdieľať, spätná väzba, otázky, príspevky, ktoré ste vytvorili počas podujatia. Všetky údaje generované prehliadačom (údaje z webových stránok, geolokácia, súbory cookie alebo iné technológie používané na analýzu aktivít jednotlivých používateľov) sú podmienené vaším súhlasom s výnimkou nevyhnutných súborov cookie.
Podotýkame, že informačné dni 2020 sa budú vysielať cez internet a nahrávaní, filmovaní alebo fotografovaní budú iba moderátori a rečníci. Tieto údaje sa použijú na online a offline komunikačné činnosti súvisiace s kampaňou EU Open4business. Spoločnosť ICF Next bude kontaktovať moderátorov a rečníkov, aby získala výslovný súhlas s ich nahrávaním, ktoré sa následne použije na vytvorenie offline komunikačného materiálu a bude zverejnené online na komunikačných kanáloch, ako sú účty na sociálnych sieťach, hostiteľské webové stránky a webové stránky spojené s propagáciou činností EASME3. V prípade nesúhlasu majú moderátori a rečníci možnosť ostať nevidení tak, že počas živého vysielania neaktivujú svoj video prenos.
Príjemcovia vašich osobných údajov: oprávnení zamestnanci EASME a Komisie zodpovední za kampaň EU Open4business, organizáciu informačných dní a následných komunikačných činností, oprávnení zamestnanci partnerských organizácií EASME (Enterprise Europe Network), dodávateľ EASME ICF Next (s využitím schválených nástrojov tretích strán GotoWebinar, B2match, E-presspack, Interprefy, Voxco, GetResponse) a subjekty poverené monitorovaním alebo kontrolnými úlohami pri uplatňovaní právnych predpisov EÚ (napr. interné audity, Dvor audítorov, Európsky úrad pre boj proti podvodom - OLAF). Názov vašej organizácie, vaša funkcia, vaša fotografia (ak ste ju dobrovoľne nahrali) a vaše meno a priezvisko sú sprístupnené ostatným účastníkom podujatia po prihlásení sa prostredníctvom registračného nástroja na webovej stránke. EASME bude s Európskou komisiou (GR GROW) navyše zdieľať tieto osobné údaje: vaše meno, priezvisko a firemnú e-mailovú adresu. Účel je nasledovný: Kontaktovať vás v prípade potreby za účelom celkového hodnotenia komunikačnej kampane EU Open for Business (súhrnná správa 2015 – 2020) a pozvať vás na záverečnú konferenciu EU Open for Business (naplánovanú na začiatok roka 2021).
Nástroje tretích strán použité na organizáciu kampane EU Open for Business a digitálnych informačných dní 2020
Za účelom hosťovania centra kampane EU Open for Business 2020, aktualizácie správ, informovania ľudí o organizácii informačných dní 2020 (agenda, životopisy rečníkov...) a prenosu nahrávaných zasadaní, zhromažďuje Epresspack, nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next (dodávateľ), údaje ako e-mail, titul, meno, priezvisko, krajina, spoločnosť a pracovná pozícia, telefónne číslo, adresa IP a údaje generované prehliadačom (vrátane informácií o zariadení, operačného systému, type zariadenia, súborov cookie alebo iných technológií používaných na analýzu aktivity používateľov). Zhromaždené osobné údaje hosťuje v rámci Európskej únie, s nasledujúcimi výnimkami: videá hosťované spoločnosťou Vimeo, technologickým partnerom Epresspack, v rôznych častiach sveta vrátane Spojených štátov (viac informácií o vyhlásení o ochrane osobných údajov spoločnosti Vimeo nájdete tu: https://vimeo.com/privacy) a analytické údaje služby Google Analytics v rôznych častiach sveta vrátane Spojených štátov (viac informácií o vyhlásení o ochrane osobných údajov Google nájdete tu: https://policies.google.com/privacy?hl=en-US). Viac informácií o tom, ako Epresspack používa súbory cookie a spracúva osobné údaje nájdete na tomto odkaze: https://epresspack.com/privacy-policy/?lang=en.
Za účelom hosťovania a živého vysielania zo zasadacích miestností a plenárnych zasadaní, zhromažďuje GotoWebinar (služby poskytované spoločnosťou Logmeininc), nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next (dodávateľ), od organizátorov, moderátorov, účastníkov a rečníkov zasadaní nasledujúce osobné údaje: titul, pracovná pozícia, meno, priezvisko, e-mailová adresa, adresa IP, údaje z webových stránok, geolokácia a údaje generované prehliadačom (vrátane informácií o zariadení, operačného systému, typu zariadenia, súborov cookie alebo iných technológií používaných na analýzu aktivity používateľov). Okrem toho tiež hosťuje zhromaždené osobné údaje na serveroch v Európe alebo Spojených štátoch. Informácie o tom, ako GotoWebinar používa súbory cookie a spracúva osobné údaje nájdete v zásadách ochrany osobných údajov spoločnosti Logmeininc na adrese: https://www.logmeininc.com/fr/legal/privacy/international.
Za účelom registrácie na podujatia informačné dni 2020, hosťovania digitálneho podujatia a riadenia rôznych vedľajších činností, vrátane vytvárania profesionálnych a obchodných kontaktov, zasielania e-mailov, virtuálnych výstav, otázok a odpovedí, kvízov a hlasovaní, prieskumov atď., zhromažďuje B2match.com, nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next (dodávateľ), od organizátorov, moderátorov, účastníkov a rečníkov zasadaní tieto osobné údaje: titul, meno, priezvisko, vekový rozsah, pohlavie, pracovná pozícia, firemná a súkromná e-mailová adresa, firemné a súkromné telefónne číslo(a), účty Twitter a LinkedIn, oblasti záujmu (pre vytváranie profesionálnych a obchodných kontaktov), profilová fotografia, adresa IP, údaje z webových stránok, geolokácia a údaje generované prehliadačom (vrátane informácií o zariadení, operačného systému, typu zariadenia, súborov cookie alebo iných technológií používaných na analýzu aktivity používateľov). B2match.com navyše zhromažďuje aj nasledujúce údaje: časové pásmo, názov organizácie, popis, logo a webovú stránku organizácie, adresu organizácie, mesto a krajinu. Zhromaždené osobné údaje hosťuje na serveroch v Nemecku. Informácie o tom, ako B2match.com používa súbory cookie a spracúva osobné údaje nájdete na tomto odkaze: https://www.b2match.com/privacy-policy.
Za účelom poskytnutia tlmočníckych a prekladateľských služieb zhromažďuje Interprefy, nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next (dodávateľ), od organizátorov, moderátorov a rečníkov zasadaní tieto osobné údaje: meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, príp. iné kontaktné údaje, adresa IP, jazyk, údaje z webových stránok, geolokácia a údaje generované prehliadačom (vrátane informácií o zariadení, operačného systému, typu zariadenia, súborov cookie alebo iných technológií používaných na analýzu aktivity používateľov). Zhromaždené osobné údaje hosťuje na serveroch v Európe alebo Spojených štátoch. Informácie o tom, ako Interprefy používa súbory cookie a spracúva osobné údaje nájdete na tomto odkaze: https://www.interprefy.com/privacy-policy.
Na účely prieskumov zhromažďuje Voxco, nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next, od organizátorov, moderátorov, rečníkov a účastníkov zasadaní tieto osobné údaje: adresa IP, údaje z webových stránok, geolokácia, súbory cookie a údaje generované prehliadačom (vrátane informácií o zariadení, operačného systému, typu zariadenia, súborov cookie alebo iných technológií používaných na analýzu aktivity používateľov). Zhromaždené osobné údaje hosťuje na serveroch v Európskom hospodárskom priestore. Informácie o tom, ako Voxco používa súbory cookie a spracúva osobné údaje nájdete na tomto odkaze: https://www.voxco.com/privacy-policy/.
Za účelom zasielania e-mailov súvisiacich s kampaňou organizátorom, moderátorom, rečníkom a účastníkom zasadaní, zhromažďuje GetResponse, nástroj tretej strany, za ktorý zodpovedá ICF Next, nasledujúce osobné údaje: titul, meno, priezvisko, organizácia, krajina výkonu práce, pracovná pozícia, (firemná/súkromná) e-mailová adresa, adresa IP, údaje z webových stránok, geolokácia a údaje generované prehliadačom. Okrem toho tiež hosťuje zhromaždené osobné údaje na serveroch v Európskom hospodárskom priestore. Informácie o tom, ako GetResponse používa súbory cookie nájdete v zásadách používania súborov cookie GetResponse na adrese: https://www.getresponse.com/legal/cookie-policy.html. Pozrite si tiež zásady ochrany osobných údajov GetResponse na adrese: https://www.getresponse.com/legal/privacy.html.
V prípade medzinárodných prenosov platia nasledujúce záruky: pre príjemcov, ktorí spracúvajú osobné údaje mimo EHP4 zavedieme príslušné štandardné zmluvné doložky. Pokiaľ ide o zavedené technické a organizačné opatrenia príjemcov, pozrite si ich vyhlásenia o ochrane osobných údajov. Spracúvanie vašich osobných údajov nebude zahŕňať automatizované rozhodovanie (napríklad profilovanie).
Vaše osobné údaje sa uchovajú po dobu maximálne 3 rokov počnúc 10. septembrom 2020. Po skončení tohto obdobia sa údaje vymažú.
Máte právo na prístup k svojim osobným údajom, ako aj na ich opravu v prípade, ak sú nepresné alebo neúplné; v relevantných prípadoch máte právo požadovať obmedzenie spracovania alebo namietať proti spracovaniu, vyžiadať si kópiu alebo vymazanie svojich osobných údajov, ktoré uchováva prevádzkovateľ. Ak je spracovanie založené na vašom súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na právoplatnosť spracovania na základe vášho súhlasu predtým, než ste ho odvolali.
Vaša žiadosť o uplatnenie niektorého z vyššie uvedených práv bude vybavená bez zbytočného odkladu do jedného mesiaca.
Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov, môžete ich zaslať na adresu EASME-COSME-DP@ec.europa.eu (subjekt konajúci ako prevádzkovateľ).
Máte právo obrátiť sa kedykoľvek na zodpovednú osobu Komisie na adrese DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu a na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov na adrese https://edps.europa.eu alebo edps@edps.europa.eu
1 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami EÚ a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (OJ L 295/39 z 21.11.2018).
2 Zriadenie: Vykonávacie rozhodnutie Komisie 2013/771/EÚ zo 17. decembra 2013, ktorým sa zriaďuje Výkonná agentúra pre malé a stredné podniky a zrušujú rozhodnutia 2004/20/ES a 2007/372/ES
3 Účty na sociálnych sieťach a webových stránkach Európskej komisie, Výkonnej agentúry pre malé a stredné podniky (EASME) a Enterprise Europe Network, webová stránka informačných dní EU Open4business a účty účastníkov informačných dní na sociálnych sieťach.
4 Medzi krajiny Európskeho hospodárskeho priestoru patrí: Rakúsko, Belgicko, Bulharsko, Chorvátsko, Cyperská republika, Česká republika, Dánsko, Estónsko, Fínsko, Francúzsko, Nemecko, Grécko, Maďarsko, Island, Írsko, Taliansko, Lotyšsko, Lichtenštajnsko, Litva, Luxembursko, Malta, Holandsko, Nórsko, Poľsko, Portugalsko, Rumunsko, Slovensko, Slovinsko, Španielsko, Švédsko a Spojené kráľovstvo.
